En cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, se establece la siguiente política y procedimiento de tratamiento de datos personales, trabajadores, socios y demás personas con vinculo comercial; cuando el tratamiento de sus datos escape del ámbito propio de la relación comercial o laboral que se mantiene con ellos, respectivamente.
IMEX AMERICAS S.A.S, busca establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes, proveedores, empleados y accionistas, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. En ese orden de ideas, las finalidades principales son:
Esta política de tratamiento y protección de datos personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de IMEX AMERICAS S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.
La presente política constituye la versión 1.0 de política de tratamiento de datos personales de la empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos que realizó la empresa, dando cumplimiento a la Circular Externa 003 del 2018, esto es, la actualización que debe realizar toda empresa de sus bases de datos entre el 02 de enero y el 31 de marzo de cada año a partir del 2020.
A continuacióńn se menciona la normatividad relacionada con la Proteccióń de Datos Personales:
IMEX AMERICAS S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislacióńn vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
En aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, IMEX AMERICAS S.A.S otorgará las medidas técnicas y administrativas que necesarias para brindar toda la seguridad a los registros evitando que se adulteren, extravíen, sean consultados o accedido fraudulentamente. La obligación y responsabilidad de IMEX AMERICAS S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, no es posible garantizar la seguridad total de su información, Cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la empresa y sus Encargados.
Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
En aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, IMEX AMERICAS S.A.S otorgará las medidas técnicas y administrativas que necesarias para brindar toda la seguridad a los registros evitando que se adulteren, extravíen, sean consultados o accedido fraudulentamente. La obligación y responsabilidad de IMEX AMERICAS S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin, no es posible garantizar la seguridad total de su información, Cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la empresa y sus Encargados.
Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular o Titulares para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Anomización: Un dato “Anónimo” no permite razonablemente establecer a qué persona jurídica responsable de la operación de las redes y/o de la previsión de servicios de comunicaciones.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Confidencialidad: Propiedad de prevenir el acceso o la divulgación de la información a personas o sistemas no autorizados.
Custodio del activo de información: Es una parte designada por el responsable del uso de datos, un cargo, proceso o grupo de trabajo encargado de administrar y hacer efectivos los controles de seguridad que el propietario haya definido.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Información: Conjunto organizado de datos generados, obtenidos, adquiridos, transformados o controlados que constituyen un mensaje sin importar el medio que lo contenga (digital y no digital).
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto, no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.
Seguridad de la información: Preservación de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no repudio y confiabilidad, pueden estar involucradas. NTC-ISO/IEC 27001.
Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El operador de información, a su vez, entregará datos personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.
Gestor de Datos: El colaborador que realiza el tratamiento a los datos personales.
Gestor de Datos Externo: Es el empleado de un tercero (Encargado), que realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas para la realización del tratamiento.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
Cambios sustanciales a una Base de Datos: Son aquellos que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado de Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever, por lo menos, la posibilidad de que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y trámite de la respectiva solicitud.
Conducta inequívoca: Comportamiento que permite concluir de forma razonable que el Titular de Datos Personales otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.
Consulta: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar al establecimiento, su información personal que reposa en las bases de datos.
Incidente de Seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida o robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado.
Reclamo: Proceso mediante el cual los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes podrán solicitar al responsable de la información, la actualización, rectificación, supresión parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocatoria de la misma.
SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Terceros: artes interesadas o grupos de interés de carácter externos al responsable del manejo de datos personales, que soliciten información, que contengan datos personales. Entre estos se pueden considerar a los ciudadanos, entes de vigilancia, control y/o certificación.
Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, Imex Américas SAS., recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Los derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
IMEX AMERICAS S.A.S. actualmente no realiza transmisión o transferencia internacional de datos personales. En el evento que decida realizar la transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
De otro lado, cuando IMEX AMERICAS S.A.S. decida realizar transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen el alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
IMEX AMERICAS S.A.S. realiza tratamiento de datos personales de menores de edad en calidad de USUARIOS, TRABAJADORES para ello, garantiza que el tratamiento se realice con el total respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso.
En todo caso, IMEX AMERICAS S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: contacto@imexamericas.com.co – a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Carrera 94 No 60 – 35 de la ciudad de Bogotá D.C., y por medio telefónico al PBX 601 695 61 90
Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de IMEX AMERICAS S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de IMEX AMERICAS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante IMEX AMERICAS S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
Petición de actualización y/o rectificación
IMEX AMERICAS S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a IMEX AMERICAS S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por IMEX AMERICAS S.A.S. el derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto IMEX AMERICAS S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
IMEX AMERICAS S.A.S. se reserva el derecho de modificar la política de Tratamiento y protección de datos personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
La presente Política rige a partir de noviembre de 2024.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA: Esta política podrá ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página Web www.imexamericas.com.co y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.